DAVOZ hecht veel belang aan privacy en de bescherming van persoonsgegevens en gaat er met de grootste zorgvuldigheid mee om. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die het mogelijk maken om jou als individu te identificeren, zoals je naam, adres, bankrekeningnummer, identiteitskaartnummer, … Met verwerken bedoelen we het verzamelen, opslaan, aanpassen, delen en gebruiken van persoonsgegevens.
DAVOZ respecteert alle wetgeving die van toepassing is, zoals de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook gekend als AVG of GDPR, en de nationale, regionale en lokale regelgeving. Via de engagementsverklaring vragen wij de expliciete toestemming van jezelf, of van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger als je minderjarig bent, om je persoonsgegevens te verwerken volgens deze privacyverklaring.
Met deze privacyverklaring willen wij transparantie bieden over welke persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken voor welke doeleinden en welke rechtsgronden (uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting) en over jouw rechten. Heb je alsnog vragen over hoe DAVOZ jouw privacy beschermt, neem dan gerust contact op met de club of een van de bestuursleden. De contactgegevens vind je in het hoofdstuk Contactinfo.
Verzamelde en verwerkte gegevens
DAVOZ verzamelt onderstaande persoonsgegevens, via het webplatform Volleyadmin2 van Volley Vlaanderen en via rechtstreekse vraag aan jezelf.
Sommige gegevens zijn noodzakelijk voor de goede werking van de club, voor andere gegevens vragen wij expliciet of wij ze voor de gespecifieerde doeleinden mogen gebruiken (opt-in).
| Categorie | Gegevens | Type |
| Identificatiegegevens | Voornaam en naam Adres Telefoonnummer E-mailadres Rijksregisternummer | Noodzakelijk |
| Persoonskenmerken | Biologisch geslacht Geboortedatum Nationaliteit | Noodzakelijk |
| Media | Pasfoto | Noodzakelijk |
| Media | Teamfoto Actiefoto’s en -filmpjes | Opt-in |
Doeleinden
DAVOZ gebruikt je gegevens voor de volgende doeleinden. Sommige doeleinden zijn noodzakelijk voor de goede werking van de club, voor andere doeleinden vragen wij expliciet toestemming (opt-in).
| Doel | Gegevens | Type |
| Aansluiting bij DAVOZ en Volley Vlaanderen en deelname aan hun activiteiten (Uitvoering overeenkomst) | Voornaam en naam Adres Telefoonnummer E-mailadres Rijksregisternummer Biologisch geslacht Geboortedatum Nationaliteit Pasfoto | Noodzakelijk |
| Specifieke communicatie over de werking, acties en activiteiten van jouw team en DAVOZ, en verplichte communicatie vanwege Volley West-Vlaanderen, Volley Vlaanderen, het gemeentebestuur… (Gerechtvaardigd belang) | Voornaam en naam Adres Telefoonnummer E-mailadres | Noodzakelijk |
| Specifieke communicatie over de werking, acties en activiteiten van Volley West-Vlaanderen, Volley Vlaanderen, het gemeentebestuur en andere volleybalclubs. (Gerechtvaardigd belang) | Voornaam en naam Adres Telefoonnummer E-mailadres | Opt-in |
| DAVOZ-nieuwsbrief (Gerechtvaardigd belang) | Voornaam en naam E-mailadres | Opt-in |
| Samenstellen en indienen van erkennings- en subsidiedossiers (Gerechtvaardigd belang) | Voornaam en naam Adres Telefoonnummer E-mailadres Rijksregisternummer Biologisch geslacht Geboortedatum Nationaliteit | Noodzakelijk |
| Communicatie naar derden over de werking van DAVOZ, ter promotie van DAVOZ in het algemeen en specifieke acties en activiteiten, via een of meerdere kanalen: brief, e-mail, klassieke media, sociale media… (Gerechtvaardigd belang) | Voornaam en naam Telefoonnummer E-mailadres Teamfoto Actiefoto’s en -filmpjes | Opt-in |
Verwerkers
Je persoonsgegevens worden verwerkt door interne en externe verwerkers.
Interne verwerkers
- Bestuursleden: de bestuursleden hebben te allen tijde toegang tot alle persoonsgegevens voor hun taken in verband met de goede werking van de club.
- Vrijwilligers van de club: vrijwilligers krijgen enkel toegang tot persoonsgegevens voor zover en zolang die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun taak.
Externe verwerkers
- Volley West-Vlaanderen en Volley Vlaanderen verwerken jouw persoonsgegevens voor de goede werking van de club en hun competities, via het webplatform Volleyadmin2 dat door Volley Vlaanderen wordt beheerd.
- Het gemeentebestuur en eventueel andere overheden verwerken persoonsgegevens om na te gaan of de club in aanmerking komt voor erkenningen of subsidies.
Delen van persoonsgegevens
DAVOZ deelt persoonsgegevens alleen met derden voor zover dit noodzakelijk is voor de eerder beschreven doeleinden.
| Gedeelde gegevens | Gedeeld met | Type |
| Van speelsters (teamleden): Voornaam en naam Telefoonnummer E-mailadres | Andere speelsters en/of hun ouders (doel: specifieke communicatie over het team, bv. Whatsapp-groep) | Noodzakelijk |
| Van bestuursleden, trainers en jeugdcoördinator: Voornaam en naam Telefoonnummer E-mailadres | Andere leden van de club (doel: deelname aan activiteiten van DAVOZ) | Noodzakelijk |
| Voornaam en naam Telefoonnummer E-mailadres Teamfoto Actiefoto’s en -filmpjes | Journalisten (doel: communicatie naar derden ter promotie van DAVOZ) | Opt-in |
DAVOZ deelt nooit persoonsgegevens met commercieel oogmerk tenzij je daar ad hoc expliciet de toestemming voor geeft. Zo’n toestemming kun je te allen tijde intrekken maar elke verwerking die gebeurt vóór de intrekking blijft rechtmatig.
DAVOZ deelt nooit persoonsgegevens met andere derde partijen dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben gesloten. Zo’n verwerkingsovereenkomst bepaalt expliciet welke persoonsgegevens de derde partij mag gebruiken voor welk doel, en de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te garanderen.
DAVOZ deelt nooit persoonsgegevens met partijen buiten de EU.
DAVOZ kan persoonsgegevens delen wanneer dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, bijvoorbeeld in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Beveiliging van persoonsgegevens
DAVOZ treft alle mogelijke organisatorische en technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen diefstal en onrechtmatig gebruik:
- Iedereen die namens DAVOZ toegang heeft tot persoonsgegevens, is verplicht om die geheim te houden. Wie zijn lidmaatschap of andere relatie met DAVOZ verbreekt, is verplicht de persoonsgegevens die hij of zij op eigen middelen bewaart, onmiddellijk te wissen.
- Alle systemen en toestellen waarop de persoonsgegevens worden bewaard, zijn afgeschermd. D at kan via een klassieke gebruikersnaam-paswoordcombinatie, een pincode of biometrische authenticatie (bv. vingerafdruk of gezichtsherkenning).
- We pseudonimiseren of encrypteren de persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
- We maken back-ups van de persoonsgegevens om ze indien nodig te kunnen herstellen.
- We informeren de betrokkenen over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
- We evalueren geregeld ons privacybeleid en de bijhorende maatregelen.
DAVOZ verwerkt en bewaart je persoonsgegevens tot maximum 10 jaar na afloop van je lidmaatschap.
Jouw rechten
Als eigenaar van je persoonsgegevens heb je de onderstaande rechten. We verwijzen graag naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit voor meer uitleg: www.gegevensbeschermingsauthoriteit.be/burger/privacy/wat-zijn-mijn-rechten.
- Recht op informatie over welke gegevens DAVOZ bijhoudt en waarvoor
- Recht op inzage in de gegevens die DAVOZ bijhoudt
- Recht om je gegevens aan te passen
- Recht om je gegevens over te zetten naar een andere organisatie
- Recht om je toestemming in te trekken
- Recht om je gegevens te laten wissen
- Recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens en tegen automatische beslissingen
- Recht om de verwerking te beperken
Wanneer je een of meerdere van deze rechten wil uitoefenen, is het onze plicht om je te vragen je te legitimeren. Op die manier voorkomen we dat een derde tegen jouw wil in je persoonsgegevens of de verwerking ervan wijzigt.
Klachten
Heb je een klacht over de manier waarop DAVOZ jouw persoonsgegevens verwerkt, dan vragen we je onmiddellijk contact op te nemen via een van de bestuursleden zodat we kunnen bijsturen.
Je kunt ook steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsauthoriteit:
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsauthoriteit.be
Wijziging privacyverklaring
DAVOZ kan de privacyverklaring steeds wijzigen en zal bij een wijziging de leden zo snel mogelijk informeren. De laatste aanpassing dateert van 6 juni 2022.